8 Kesalahan yang Kerap Dilakukan Oleh Pengendali Dokumen

Pengantar

Dalam dunia bisnis, pengelolaan dokumen yang baik sangatlah penting. Dokumen-dokumen bisnis, baik itu laporan keuangan, kontrak, atau perjanjian bisnis lainnya, adalah aset berharga bagi perusahaan. Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa pengendali dokumen berperan penting dalam menjaga keamanan dan keteraturan dokumen-dokumen tersebut.

Kesalahan yang Sering Terjadi

1. Tidak Mengelompokkan Dokumen dengan Baik

Salah satu kesalahan umum yang sering dilakukan oleh pengendali dokumen adalah tidak mengelompokkan dokumen dengan baik. Dokumen-dokumen yang seharusnya terkait atau memiliki kesamaan topik sebaiknya dikelompokkan dalam satu folder atau direktori yang terorganisir dengan jelas. Hal ini memudahkan pengguna dalam mencari dan mengakses dokumen yang dibutuhkan, serta menghindari duplikasi dokumen yang tidak perlu.

2. Mengabaikan Pengaturan Izin Akses

Penting bagi pengendali dokumen untuk memberikan pengaturan izin akses yang tepat untuk setiap dokumen. Setiap dokumen mungkin memiliki tingkat kerahasiaan yang berbeda-beda, dan pengendali dokumen bertanggung jawab untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang. Langkah-langkah pengamanan perlu diterapkan, seperti memberikan password atau menggunakan metode enkripsi, untuk melindungi dokumen yang sangat sensitif.

3. Tidak Melakukan Backup Secara Berkala

Mengandalkan satu salinan dokumen tanpa melakukan backup dapat berisiko tinggi. Kehilangan data yang disebabkan oleh kegagalan perangkat keras atau serangan malware dapat menyebabkan kerugian besar bagi perusahaan. Pengendali dokumen harus rutin melakukan backup dokumen ke media penyimpanan eksternal yang aman atau menggunakan layanan backup berbasis cloud untuk memastikan data yang ada selalu dapat dipulihkan, bahkan dalam situasi darurat sekalipun.

4. Mengabaikan Identifikasi dan Penyimpanan Dokumen yang Kadaluwarsa

Selama operasional perusahaan, banyak dokumen yang akan kadaluwarsa dan sudah tidak diperlukan lagi. Pengendali dokumen perlu memiliki kebijakan yang jelas dalam mengidentifikasi dan menghapus dokumen-dokumen yang sudah kedaluwarsa. Langkah ini akan membantu mengurangi tumpukan dokumen yang tidak perlu, sehingga memudahkan akses dan pengelolaan dokumen yang masih relevan.

5. Tidak Mengatur Versi Dokumen dengan Baik

Untuk dokumen yang sering mengalami perubahan, seperti kontrak atau perjanjian bisnis, penting bagi pengendali dokumen untuk mengatur versi dokumen dengan baik. Dalam hal ini, pengendali dokumen harus menyimpan setiap versi dokumen yang diperbarui, serta mencantumkan catatan perubahan yang relevan. Hal ini berguna untuk melacak evolusi dokumen, mencegah adanya kerancuan versi, dan memastikan pengguna dokumen selalu mengakses versi dokumen yang paling mutakhir.

6. Tidak Menggunakan Tools dan Software yang Tepat

Untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen, pengendali dokumen sebaiknya menggunakan tools dan software yang tepat. Ada banyak tools dan software yang tersedia, seperti sistem manajemen dokumen (document management system) atau perangkat lunak kolaborasi, yang dapat membantu dalam penyimpanan, pencarian, dan pengaturan dokumen secara efektif. Pengendali dokumen harus meluangkan waktu untuk mempelajari dan menerapkan tools dan software yang terbaik sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

7. Tidak Menyediakan Pelatihan bagi Pengguna Dokumen

Banyak pengguna yang tidak memiliki pengetahuan yang memadai tentang pengelolaan dokumen. Oleh karena itu, penting bagi pengendali dokumen untuk menyediakan pelatihan kepada pengguna dokumen. Pelatihan dapat mencakup cara mencari, mengakses, dan menyimpan dokumen dengan benar. Dengan demikian, pengguna dokumen akan lebih terampil dan efisien dalam mengelola dokumen-dokumen mereka sendiri.

8. Tidak Memiliki Kebijakan Penyimpanan Dokumen yang Konsisten

Pengendali dokumen harus memiliki kebijakan penyimpanan dokumen yang konsisten. Kebijakan ini mencakup aturan tentang jenis format dokumen yang diterima, nama file yang konsisten, struktur folder yang jelas, dan lain sebagainya. Dengan memiliki kebijakan yang konsisten, pengendali dokumen dapat memastikan bahwa dokumen-dokumen yang masuk ke sistem pengelolaan dokumen memenuhi standar yang telah ditetapkan, sehingga mempermudah akses dan pengelolaan dokumen di masa depan.

Kesimpulan

Pengendali dokumen memainkan peran yang krusial dalam menjaga keteraturan dan keamanan dokumen-dokumen bisnis. Dalam artikel ini, telah dijelaskan mengenai delapan kesalahan yang kerap dilakukan oleh pengendali dokumen, antara lain tidak mengelompokkan dokumen dengan baik, mengabaikan pengaturan izin akses, tidak melakukan backup secara berkala, mengabaikan identifikasi dan penyimpanan dokumen yang kadaluwarsa, tidak mengatur versi dokumen dengan baik, tidak menggunakan tools dan software yang tepat, tidak menyediakan pelatihan bagi pengguna dokumen, dan tidak memiliki kebijakan penyimpanan dokumen yang konsisten.

Diharapkan dengan mengetahui kesalahan-kesalahan yang perlu dihindari tersebut, pengendali dokumen dapat meningkatkan kualitas pengelolaan dokumen di lingkungan bisnis mereka. Pengelolaan dokumen yang baik akan membantu perusahaan mencapai efisiensi operasional, meningkatkan keamanan data, dan menjaga keteraturan dokumen.

Sumber:

1. Contoh Dokumen Tidak Terdaftar

2. Memahami Salinan yang Serupa dengan Aslinya: Informasi Penting